Rent Roll erstellen: Was in eine belastbare Mieterliste gehört

Veröffentlicht am 25. Oktober 2026  |  Lukas Striebich  |  Lesezeit: 7 Minuten

Das Wichtigste in Kürze: Eine belastbare Rent Roll listet zu einem festen Stichtag jede Einheit – auch die leeren – mit Fläche, Mieter, Nettokaltmiete, Vertragsende, Optionen, Mietanpassung und Sicherheiten. Entscheidend sind eine einheitliche Flächenbasis und der Abgleich mit Verträgen und Zahlungseingängen. Erst dann lassen sich Vermietungsquote, WALT und Risiken verlässlich ableiten.

Die Mieterliste ist das Dokument, nach dem Banken, Käufer und Gesellschafter zuerst fragen. In vielen Beständen existiert sie aber in mehreren Fassungen: eine bei der Hausverwaltung, eine in der Buchhaltung, eine für die letzte Finanzierung. Welche davon stimmt, weiß im Zweifel niemand genau.

Das kostet Zeit und Geld. Jede Rückfrage in einer Finanzierung oder einem Verkauf verzögert den Prozess, und eine fehlerhafte Mieterliste kann Bewertung und Kaufpreis direkt beeinflussen. Dieser Beitrag zeigt, welche Daten hineingehören, wie eine fertige Liste an einem Beispielobjekt aussieht und wie Sie sie prüfen.

Wofür die Liste da ist – und wofür nicht

Die Rent Roll ist eine Momentaufnahme: Sie zeigt den vertraglichen Zustand aller Einheiten zu einem Stichtag. Sie bildet ab, was vereinbart ist – nicht, was tatsächlich gezahlt wurde. Für Zahlungsstände ist die Offene-Posten-Liste zuständig, für Budgets die Objektplanung.

Gerade diese Trennung geht in der Praxis oft verloren. Wer Rückstände, Nebenkostenvorauszahlungen oder Planmieten in dieselbe Tabelle schreibt, erhält eine Liste, die für keinen Zweck mehr sauber taugt. In einer Due-Diligence-Prüfung wird die Rent Roll Zeile für Zeile gegen die Mietverträge abgeglichen – Abweichungen fallen dort auf.

Diese Daten gehören in eine belastbare Rent Roll

Eine Zeile pro Einheit oder Teilfläche, eine Spalte pro Merkmal. Die folgenden Gruppen haben sich als Mindestumfang bewährt.

Einheit und Fläche

• eindeutige Einheiten-ID, Geschoss bzw. Lage im Objekt
• Nutzungsart (Büro, Praxis, Wohnen, Lager, Stellplatz)
• Fläche in m² mit Angabe der Flächenart, für alle Einheiten nach derselben Methode
• Status: vermietet, leer, in Umbau, vermietet mit späterem Mietbeginn

Mieter und Vertrag

• Mieter als Vertragspartei, wie im Vertrag bezeichnet
• Vertragsbeginn, Mietbeginn und Vertragsende
• Verlängerungsoptionen, Sonderkündigungsrechte (Break-Optionen) und Kündigungsfristen
• Liste der Nachträge mit Datum und Inhalt

Miete und Mietanpassung

• aktuelle Nettokaltmiete pro Monat und daraus abgeleitet €/m²
• Nebenkostenvorauszahlung und Umsatzsteuer in eigenen Spalten, nie in der Miete
• Art der Anpassung: Indexierung, Staffel oder fest
• bei Indexierung: Basisjahr, Indexstand der letzten Anpassung, Schwelle, Weitergabequote
• bei Staffel: Datum und Betrag der nächsten Stufe
• Mietanreize wie mietfreie Zeiten oder Ausbaukostenzuschüsse

Beim Basisjahr lohnt Sorgfalt: Destatis stellt den Verbraucherpreisindex regelmäßig auf ein neues Basisjahr um. Ist in der Liste nur ein Indexwert ohne Basis hinterlegt, ist die nächste Berechnung fehleranfällig. Wie die Anpassung selbst funktioniert, zeigt unser Beitrag Indexmiete anpassen und die Erhöhung nach VPI berechnen.

Sicherheiten und Leerstand

• Art und Höhe der Mietsicherheit, bei Bürgschaften auch eine etwaige Befristung
• für leere Einheiten: geschätzte Marktmiete (ERV), Leerstand seit, Stand der Vermarktung

Rechenbeispiel: Mieterliste für ein Bürohaus mit vier Einheiten

Das folgende Objekt ist ein Rechenbeispiel mit Beispielwerten. Gezeigt sind die Kernspalten; in der Praxis kommen die oben genannten Merkmale hinzu.

Einheit	Nutzung	Fläche	Nettokaltmiete/Monat	€/m²	Vertragsende	Anpassung
EG-01	Büro	420 m²	6.300 €	15,00 €	31.12.2029	VPI-Indexierung
1.OG	Büro	380 m²	5.510 €	14,50 €	30.06.2027	Staffelmiete
2.OG	Praxis	250 m²	3.875 €	15,50 €	31.03.2031	VPI-Indexierung
3.OG	Büro	380 m²	leer (ERV 6.460 €)	ERV 17,00 €	–	–
Gesamt		1.430 m²	15.685 € Ist

Aus diesen Zeilen ergeben sich die wichtigsten Kennzahlen direkt. Vermietet sind 1.050 von 1.430 m², die flächenbasierte Vermietungsquote liegt damit bei 73,4 %. Die Ist-Miete beträgt 15.685 € pro Monat, also 188.220 € im Jahr.

Rechnet man die Marktmiete der leeren Etage hinzu, liegt das Mietpotenzial bei 22.145 € pro Monat. Dabei ist vereinfachend angenommen, dass die Ist-Mieten der vermieteten Flächen ihrer Marktmiete entsprechen.

Die leere Etage steht für 29,2 % der Marktmiete, aber nur für 26,6 % der Fläche. Warum dieser Unterschied zählt, erklärt der Beitrag Vermietungsquote und Leerstand nach Fläche oder Miete messen.

Die Liste zeigt auch das nächste Risiko: Der Vertrag im 1.OG endet am 30.06.2027. Mit 5.510 € steht er für gut ein Drittel der Ist-Miete. Solche Ablaufprofile fließen in den WALT als gewichtete Restlaufzeit ein, der ohne vollständige Vertragsdaten nicht seriös zu berechnen ist.

Typische Fehler und wie Sie sie prüfen

In der Praxis scheitert eine Mieterliste selten an der Formel, sondern an der Datenpflege. Diese Fehler treten besonders häufig auf:

• Leerstand fehlt: Leere Einheiten werden weggelassen, die Gesamtfläche stimmt nicht mehr und die Quote wirkt besser als sie ist.
• Uneinheitliche Flächen: Eine Einheit nach Vertrag, eine nach Aufmaß, eine nach Nutzfläche – die €/m²-Werte sind dann nicht vergleichbar.
• Nachträge nicht eingepflegt: Die Miete stammt aus dem Ursprungsvertrag, Indexierungen oder Staffeln sind nicht nachgezogen.
• Brutto und netto vermischt: Nebenkostenvorauszahlungen oder Umsatzsteuer stecken in der Mietspalte.
• Optionen fehlen: Sonderkündigungsrechte sind nicht erfasst, die Restlaufzeit erscheint länger als sie wirtschaftlich ist.
• Mietfreie Zeit übersehen: Vertragsmiete und aktuell gezahlte Miete werden nicht getrennt ausgewiesen.

Bevor die Liste an Bank, Käufer oder Gesellschafter geht, sollte sie diese Prüfschritte durchlaufen:

1. Flächensumme gegen die Flächenaufstellung des Objekts abgleichen (im Beispiel 1.430 m²).
2. Je Zeile prüfen, ob Miete geteilt durch Fläche den ausgewiesenen €/m²-Wert ergibt, etwa 6.300 € / 420 m² = 15,00 €/m².
3. Ist-Mieten gegen die Sollstellung und die Zahlungseingänge des Stichtagsmonats abstimmen.
4. Stichprobe von Verträgen samt Nachträgen gegen die Liste lesen, mindestens die größten Mieter.
5. Alle Termine der nächsten 24 Monate herausziehen: Vertragsenden, Optionsfristen, Index- und Staffeltermine.
6. Stichtag und Version im Dateinamen bzw. Kopf vermerken und die freigegebene Fassung ablegen.

Für die Flächenbasis gibt es im deutschen Markt anerkannte Richtlinien, etwa von der gif – Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche Forschung. Welche Methode Sie wählen, ist weniger wichtig als die Konsequenz: eine Methode für das gesamte Objekt, dokumentiert im Kopf der Liste.

Die Marktmiete für Leerstand sollte ebenfalls erfasst sein. Sie ist die Grundlage für die mietbasierte Leerstandsquote, wie sie die EPRA Best Practices Recommendations verwenden. Die abgelegte, freigegebene Fassung gehört schließlich in den Datenraum des Objekts.

Häufige Fragen aus der Praxis

Was ist der Unterschied zwischen Rent Roll und Mieterliste?

Im Alltag werden beide Begriffe meist gleichbedeutend verwendet. Wer von einer Rent Roll spricht, meint in der Regel eine vollständige Stichtagsliste mit Vertrags- und Mietdaten, die auch Leerstand und Marktmiete enthält. Eine einfache Mieterliste mit Namen und Kontaktdaten reicht dafür nicht.

Wie oft sollte die Liste aktualisiert werden?

Bei jeder Vertragsänderung – also bei Neuvermietung, Kündigung, Nachtrag, Indexierung oder Staffel. Zusätzlich empfiehlt sich ein fester Stichtag pro Monat oder Quartal, zu dem eine freigegebene Fassung abgelegt wird.

Gehören leerstehende Einheiten in die Liste?

Ja, immer. Ohne leere Einheiten stimmen weder Gesamtfläche noch Vermietungsquote. Ergänzen Sie für jede leere Einheit die geschätzte Marktmiete, damit das Mietpotenzial sichtbar wird.

Fazit: Eine Liste, ein Stichtag, eine Wahrheit

Eine gute Rent Roll ist vollständig, stichtagsbezogen und gegen Verträge und Zahlungen geprüft. Dann trägt sie Finanzierung, Verkauf und Reporting gleichermaßen. Wer die Daten einmal sauber pro Einheit pflegt, erhält Vermietungsquote, WALT und Fristen ohne manuelle Nebenrechnungen.

Wie das mit Einheiten, Teilflächen und Mietverträgen über den gesamten Lebenszyklus funktioniert, zeigt Vareco Essentials für die Mieter- und Vertragsverwaltung. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Bestand heute steht, nutzen Sie den kostenlosen Portfolio-Check.